Профессия пыльная и скучная – таково стереотипное представление о работе архивиста, а сам архив в понимании большинства – помещение, от пола до потолка наполненное старинными документами. Что из этого соответствует действительности, а что миф – мы решили узнать у сотрудников Вилейского районного архива. Преддверие профессионального праздника, который архивисты отмечают 6 октября, стало хорошим поводом к встрече.
Коллектив архива совсем маленький: директор – Инесса Михалевич, архивист – Елена Фираго и главный бухгалтер – Наталья Клименок. Наша беседа развенчала некоторые мифы и позволила узнать интересные факты о работе вилейских архивистов.
Старинные документы?
Касаемо Вилейского районного архива – нет. «Учреждение было создано в 1999 году для хранения документации ликвидировавшихся организаций и предприятий Вилейки и района ,– рассказывает Наталья Александровна. – С тех пор все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые прекратили свою деятельность, обязаны сдавать всю документацию, связанную с производством и кадрами, в архив. Тогда он назывался архив по личному составу Вилейского райисполкома. С 2012 года – преобразован в ГУ «Вилейский районный архив». Самые старые документы, которые есть ныне у вилейских архивистов, датируются 1946 годом. Это делопроизводство ликвидированных предприятий ОАО «Молодечнолес», а также ОАО «Стекольный завод «Залесье».
В соответствии с нормами законодательства, документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) формируются в отдельные дела. Для каждого документа предусмотрен свой срок хранения. Так, например, приказы о приеме (назначении на должность), переводе, увольнении (освобождении от должности) должны хранится 75 лет. Уставы организаций – постоянно.
«Бывает, к нам обращаются в поиске документов для оформления «карты поляка», – добавляет Инесса Михайловна. – И тогда мы перенаправляем людей в Учреждение «Зональный государственный архив в г. Молодечно» и объясняем, что у нашего архива другие функции».
Какие справки выдает архив?
По запросам юридических лиц или граждан, архив выдает справки социально-правового характера, т.е. предоставляет архивную информацию, связанную с обеспечением прав и законных интересов граждан. Например, справки о подтверждении трудового стажа, о заработной плате, о реорганизации предприятий.
Большой объем времени у архивистов занимает составление справок для назначения льготных пенсий.
Как правило, в архив обращаются сотрудники кадровых служб организаций, и только в процентах двадцати случаев – сами граждане. В прошлом году было выдано около тысячи справок, в этом – около 500.
Архивные коллекция и фонд?
Да, именно так называются формы группировки архивных документов. Коллекция нашего архива – это документы по личному составу индивидуальных предпринимателей, в которой числится более 400 единиц хранения. С каждым годом архивная коллекция пополняется.
Самый крупный фонд, на данный момент, образуют документы ОАО «Молодечнолес», которые передали вилейскому архиву в 2015 году. Сотрудникам архива понадобилось 1,5 года, чтобы провести научно-техническую обработку и систематизацию документов. Только сводные описи составили 5 томов, а вся документация, подшитая и соответствующим образом пронумерованная – около четырех тысяч единиц.
За время существования архива сдали документы 219 организаций и около 200 индивидуальных предпринимателей. Имеющиеся архивные хранилища заполнены уже на 95%.
Архивная пыль?
Правда. Но не обязательно, что у сотрудников аллергический ринит. «У нас маленький коллектив, на деле это значит, что каждый делает несколько видов работ. Например, каждый из нас и разбирает документы, и прошивает их, участвует в составлении описи и др. Иными словами,мы сменяем виды деятельности, и просто не разрешаем друг другу сидеть за пыльными документами целый день, минимизируя тем самым контакт с пылью», – рассказала директор.
Скучная работа?
Миф. «Наша работа очень интересная, она интеллектуальная, – делится Елена Александровна. – Порой составление справки оборачивается целым расследованием. Однажды к нам обратилась женщина с просьбой удостоверить годы работы на стеклозаводе в Залесье, чьи документы также хранятся у нас. Ищу – нет такой фамилии. Потом, перебрав несколько томов, понимаю, что надо искать по инициалам, а фамилия в связи с замужеством могла и измениться. Так и оказалось». Как признаются архивисты, они видят не только пожелтелую бумагу, но за каждым документом – судьбу человека. Вот он принят на работу, женится, рождаются дети, уходит на пенсию.
«Наша работа требует терпения, внимательности, скрупулезности – без этих качеств нам нельзя. Но она также требует и человечности, любви к людям, как бы пафосно это ни звучало. Мы ведь понимаем, что в том числе и от выданной нами справки зависит материальный доход человека (пенсия), поэтому очень педантично отображаем всё, что сохранили документы. Бывали случаи, что по вновь открывшимся обстоятельствам мы находили новые данные и передавали для перерасчета пенсии. Иногда засиживаемся на работе, чтобы быстрее выполнить запрос человека. Нет, архивист – не сухарь, живущий среди старых бумаг, наоборот, сохраняя документы, мы работаем для людей», – заключила Инесса Михайловна.
Ирина ТРУБАЧ.
Фото автора
